Spoločnosť United Rental Group, s.r.o., Ivánska cesta 4358/43, Bratislava 821 04 IČO: 44 560 940, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 56233/B (ďalej len „prevádzkovateľ“) v súlade s čl. 13 NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej aj „Všeobecné nariadenie o ochrane údajov“) poskytuje dotknutým osobám nasledovné informácie o spracúvaní osobných údajov:
Prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje?
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb na účely:
- predzmluvných a zmluvných vzťahov najmä na účely spracovania a zasielania cenových ponúk, rezervácií, prípravy a uzatvárania zmlúv a plnenia zmluvných povinností prevádzkovateľa najmä v rámci zmlúv o nájme, zmlúv o prenájme, rámcových zmlúv súvisiace so správou zmlúv, preberaním a odovzdávaním vodidla, reklamačných konaní, fakturáciou a atď.. Poskytnutie osobných údajov dotknutou osobou je zmluvná požiadavka. Neposkytnutím osobných údajov nebude možné s dotknutou osobou uzatvoriť zmluvný vzťah.
- jednoznačnej identifikácie dotknutej osoby na základe súhlasu udeleného dotknutou osobou pred vyhotovením fotokópie úradných dokladov dotknutej osoby a/alebo iným spôsobom elektronicky vyhotovených a zaznamenaných kópií a opisov úradných dokladov (skenovanie dokladov, overenie pravosti dokladov, ktoré sú ukladané na elektronických médiách a pod.), za predpokladu, že prevádzkovateľ, v odôvodnených prípadoch, takéto kópie úradných dokladov požaduje od dotknutej osoby. Poskytnutie súhlasu je dobrovoľné.
- bezpečnosti, ochrany majetku a finančných záujmov vyplývajúcich z uzatvoreného zmluvného vzťahu a z neho odvodeného oprávneného záujmu prevádzkovateľa. Za týmto účelom sú vybrané prenajímané vozidlá zabezpečené monitorovaním ich lokalizáciou prostredníctvom satelitného sledovania (GPS) (dohľadanie prenajatých vozidiel pri ich používaní a po ich krádeži). K spracúvaniu osobných údajov (vyplývajúcich zo získaných informácií o výskyte vozidla) dochádza v prípade, ak prenajaté motorové vozidlo užíva jediná fyzická osoba, t.j. ak je v čase užívania prenajatého motorového vozidla prevádzkovateľ schopný identifikovať konkrétnu fyzickú osobu a vozidlo je vybavené monitorovacím zariadením. V tomto prípade budú spracúvané osobné údaje v rozsahu získaných GPS informácií o výskyte vozidla a z toho odvoditeľných charakteristík dotknutej osoby. Nájomca je pri preberaní vozidla informovaný o tom, že je prenajaté vozidlo vybavené GPS monitorovacím zariadením.
- vymáhania vzniknutých škôd a pohľadávok, riešenia poistných udalostí, uchovávania dokumentácie a vyhotovených záznamov a na základe ostatných nevyhnutých oprávnených záujmov prevádzkovateľa.
Ako legálne poskytnúť osobné údaje o inej fyzickej osobe?
- poskytovať osobné údaje prevádzkovateľovi o inej fyzickej osobe aj bez jej súhlasu je oprávnený vykonať prenajímateľ, ktorý je zamestnávateľom fyzickej osoby, výlučne len v súvislosti so zavedením predzmluvných a zmluvných vzťahov súvisiacich s prenájom vozidla a to len v rozsahu: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.
- poskytovať osobné údaje prevádzkovateľovi o inej fyzickej osobe aj bez jej súhlasu, je oprávnená vykonať fyzická osoba, ktorá je prenajímateľom len v súlade s platnými právnymi predpismi a zmluvnými podmienkami len vtedy, ak si tým chráni svoje právom chránené záujmy napr. v prípade riešenia poistných udalostí.
- v ostatných prípadoch je dotknutá osoba povinná poskytnúť prevádzkovateľovi osobné údaje inej fyzickej osoby len s jej súhlasom, ktorý je povinná predložiť prevádzkovateľovi. Dotknutá osoba poskytnutím údajov o inej fyzickej osobe výslovne vyhlasuje, že disponuje adekvátnym oprávnením, na základe ktorého je oprávnená osobné údaje tejto osoby prevádzkovateľovi poskytnúť.
V akých lehotách sú UCHOVÁVANÉ osobné údaje?
- osobné údaje získané z monitorovania vozidiel sú uchovávané v lehote 2 rokov po riadnom skončení zmluvného vzťahu.
- fotokópie úradných dokladov sú uchovávané po dobu platnosti zmluvného vzťahu a najneskôr do 3 rokov sú zlikvidované, ak ich prevádzkovateľ nevyužíva na základe oprávnených záujmov (napr. v rámci riešenia škôd, poistných udalostí a krádeží).
- osobné údaje spracúvané v rámci ostatných účelov sú uchovávané v lehote nevyhnutej na dosiahnutie účelu ich spracúvania, ktoré určujú osobitné právne predpisy alebo v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa, nie však dlhšie ako 10 rokov a to len v nevyhnutom rozsahu na účely vedenia účtovnej agendy.
Akým príjemcom sú osobné údaje poskytované?
- Kontrolným orgánom v rámci výkonu ich činnosti v zmysle osobitného právneho predpisu (napr. Slovenská obchodná inšpekcia),
- Súdom a orgánom činným v trestnom konaní na základe ich vyžiadania, alebo v rámci oprávnených záujmov prevádzkovateľa,
- poisťovniam, s ktorými má prevádzkovateľ uzatvorený poistnú zmluvu súvisiacu s prenajímaným vozidlom,
- zmluvne povereného sprostredkovateľa: United Automotive Group, s. r. o. IČO: 50202511; United Finance Group, s. r. o. IČO: 44560486, zmluvných sprostredkovateľov v rámci pobočková siete Payless Slovensko. Informácie o aktuálnych sprostredkovateľoch je možné získať prostredníctvom infolinky +421 2 2030 2100, prípadne elektronickou formou (e-mailom) na základe požiadavky zaslanej na emailovú adresu customerservice@paylesscar.sk.
- a ďalším príjemcom, ktorým je prevádzkovateľ povinný osobné údaje poskytnúť v zmysle osobitného zákona alebo oprávneného záujmu.
Aké sú práva dotknutej osoby pri spracúvaní jej osobných údajov?
Dotknutá osoba má právo:
- na informácie o spracúvaní jej osobných údajov;
- získať prístup k osobným údajom, ktoré sa o nej spracúvajú a uchovávajú;
- požiadať o opravu svojich nesprávnych, nepresných alebo neúplných osobných údajov;
- požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, keď už nie sú potrebné, alebo ak je spracúvanie nezákonné;
- namietať proti spracovaniu svojich osobných údajov na marketingové účely alebo na základe, ktorý súvisí s konkrétnou situáciou;
- požiadať o obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov v osobitných prípadoch;
- dostať svoje osobné údaje v strojovo čitateľnom formáte a/alebo požiadať o ich prenos inému prevádzkovateľovi;
- kedykoľvek svoj súhlas odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním, ak takýto súhlas dotknutá osoba udelila;
- požiadať, aby rozhodnutia založené na automatizovanom spracúvaní, ktoré sa jej týkajú alebo ju výrazne ovplyvňujú, vychádzajúce z jej osobných údajov, vykonávali fyzické osoby a nie automatizovane technické prostriedky, ak sú osobné údaje takto prevádzkovateľom spracúvané. Dotknutá osoba má právo vysloviť svoj názor a namietať proti rozhodnutiu prevádzkovateľa;
- podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia a právo na účinný súdny prostriedok nápravy, ak sa domnieva, že je spracúvanie jej osobných údajov v rozpore právnymi predpismi. Dozorným orgánom na území SR je Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12 Bratislava;
- podať žiadosť alebo sťažnosť prevádzkovateľovi v súvislosti s ochranou a spracúvaním jej osobných údajov. Každá dotknutá osoba, ktorá chce podať žiadosť alebo sťažnosť a uplatniť si svoje práva, môže tak vykonať:
- písomne na adrese: United Rental Group, s.r.o., Ivánska cesta 4358/43, Bratislava 821 04.
- elektronicky na adrese: customerservice@paylesscar.sk,
- telefonicky na infolinke: +421 2 2086 2620